Llevo más de 5 años mentorizando startups y más del 50% de los founders fracasan, sobre todo porque no han gestionado bien el cashflow. Las empresas mueren por falta de caja no por no vender. Incluida la mia.

Conocer cómo entra y sale el dinero de tu startup, parece fácil, pero la mayoría no le da la importancia que debería, ya que una buena gestión del business plan, es clave para tu viabilidad y precisamente por esto es tan importante planificar el Cash Flow.

¿Tienes una startup Saas o estás pensado en montar una?

Si es así, vas a necesitar un buen plan de negocio para llevar el seguimiento de la caja, de tus estrategias, y también porque te la pedirá cualquier inversor.

Así que en esta entrada del blog, compartiremos algunos consejos sobre qué incluir en tu plan de negocio de un SaaS.

¿Qué debe incluir un business plan para un Saas?

Un plan de negocio SaaS debe incluir al menos:

• Una hoja de cashflow.
• Las métricas más importantes junto con las unit economics propias de un saas.
• Unas proyeciones financieras de al menos 2 años y si tu startup ya ha salido de early stage, también será necesario una cuenta de pérdida de ganancias.

If you are not sure where to start, we leave our template for you to download. If you have any questions, contact us and we will help you to develop your business plan

Plantilla Business plan Saas

Si no estás seguro de por dónde empezar, te dejamos nuestra plantilla para que puedes descargarla. Si tienes cualquier duda, contactamos y te ayudaremos a elaborar tu business plan.

Quédate con nosotros para conocer más sobre el Cash Flow, aprender a controlarlo gracias a nuestra plantilla de gestión de cashflow saas y sus kpi más importantes.

¿Qué es el Cash Flow SaaS?

El Cash Flow SaaS, tal como mencionamos anteriormente, es el dinero que entra y sale de tu empresa. Se trata de un principio contable particular al no incluir la rentabilidad o el valor de la empresa en los cálculos, solo se centra en el dinero que entra o sale de la empresa.

El flujo de caja es el alma de cualquier empresa de SaaS. Si una empresa no puede generar un flujo de caja positivo, deberá vivir de rondas de financiación y ya estamos viendo como aquellos tiempos han quedado un poco atrás y se valora mucho más un crecimiento sano, con eficiencia, que aquellos crecimientos desproporcionados de antaño.

El Cash Flow SaaS suele diferenciarse en actividades de explotación, actividades de inversión y las actividades de financiación. A continuación nos encargaremos de detallar cada una.

Cash Flow de actividades de explotación

Las actividades de explotación son todas las operaciones habituales de la empresa, se distinguen por ser parte de sus procesos cotidianos que deben cumplirse para su funcionamiento.

En el Cash Flow de entrada proveniente de las actividades de explotación, está la recepción de efectivo por la venta de las suscripciones de nuestro Saas.

Por su parte, el Cash Flow de salida de las actividades de explotación incluye el pago de impuestos, pago de intereses, alquileres, pago a proveedores y otros gastos generales.

Cash Flow de actividades de inversión

Las actividades de inversión no se limitan solo a la venta de las acciones, también incluye la compra o venta de activos, tanto tangibles como intangibles.

Cash Flow SaaS de actividades de financiación

Las actividades de financiación se entienden como la forma en que la empresa se financia para sus actividades. Por supuesto, esta sección incluye la financiación del capital y el pasivo.

El Cash Flow de entrada proveniente de las actividades de financiación puede ser la entrada de un nuevo préstamo, una inversión externa o una aportación de capital por parte de los socios.

Por otro lado, el Cash Flow de salida que proviene de las actividades de inversión puede ser generado por el pago de un préstamo o la recompra de acciones.

Business plan Saas

Hay algunas cosas clave que hay que recordar al crear una plantilla de plan de negocio de SaaS:

En primer lugar, la plantilla debe ser clara y concisa y debe ser fácil de leer y entender.

En segundo lugar, la plantilla debe incluir todos los componentes clave de un plan de negocio de SaaS de éxito, incluidas, las proyecciones financieras y la estrategia de los próximos años, cómo hemos explicado en el inicio de este post.

Por último, asegúrate de que un profesional revisa tu plantilla antes de finalizarla.

Con esta plantilla de cashflow para modelos de negocio Saas te será mucho más sencillo, llevar la gestión de tu caja. Es un plantilla bastante completa y fácil de cumplimentar.

Saas metrics spreadsheet

You can also use this template to upload metrics to Next Scenario’s SaaS data analysis tool, and you will be able to visualize cool dashboards like these.

Saas Metric visualitation

How to use the business plan template to visualize the metrics of a Saas?

You will only have to upload the file, 🙂 no need to download any more.

How to complete a business plan for Saas and make projections in the business plan?

The cash flow management template for a NS saas is made up of the following sections:

1. Saas BP Real: Main sheet of the cash flow plan for a saas where we monitor the company’s data month by month.
2. Saas BP Forecast: Tab where we make projections for up to 3 years. The first year is monthlyized and a growth factor must be applied to the following projections.
3. Team: Auxiliary tab to fill in the team members of our startup. If someone performs work in several departments, a percentage of his salary can be imputed in each section, very common with C level.
4. Campaigns: Sheet where we allocate the costs of our marketing and sales actions.
5. Tools & Costs: Sheet where we allocate the costs of the tools we use and the general expenses.
6. Import metrics: Sheet that is automatically generated to import the metrics to the Next Scenario data visualization tools (free functionality).

Instructions to fill in the business plan with its explanation:

• Only the columns in blue should be filled in, the blank columns are auto calculated.
• If you do not know all the metrics or data, do not worry, it is not necessary to fill them all.

The detailed sections of the main cashflow tab are explained below:

Acquisition metrics

• Visitors: Web visitors.
• Leads
• New Users (Sign ups): Useful metric for fremium models, calculated with the sum of:
  – Inbound Users: You can leave it empty or if you don’t differentiate the acquisition channels, you can complete one of the two metrics.
  – Outbound Users: Users captured with paid campaigns or sales with commercials. If your model is fremium, otherwise you can leave it empty.
• Total users (Signups beginning of the month)
• m/m growth
• Visitor-to-Signup Conversion Rate:

Monetization and growth metrics

• Customers beginning of the month: Customers beginning of the month
• New customers: Metric calculated from:
  – Inbound Customers:
  – Outbound Customers: Customers captured with paid campaigns or sales with commercials. If your model is fremium, otherwise you can leave it empty.
• Conversion rate lead to customer
• Lost customers: Lost customers.
• Total Customers end of month= Total customers at the end of the month.
• MRR beginning of the month: New customers revenue for each plan.
  – New MRR Plan A
  – New MRR Plan B
  – New MRR Plan C
• Additional incomes(Set up, consulting…): Additional incomes such as set ups, specific developments or consulting.
• New MRR from new customers: New recurring revenues from new customers.
• New MRR from account expansions: New recurring revenue from existing customers for upgrading to a higher plan.
• Total new MRR
• Lost MRR: Lost recurring revenue
• Lost MRR Acount contractions: Lost recurring revenue from customers continuing but downgrading to a lower plan.
• Customer churn:Net new MRR= Net recurring revenue.
• MRR end of month: MRR at the end of the month.
• ARPA= Average revenue per customer
• Sales_cycle_days

Retention metrics

• Active Users beginning of the month (3)
• Active users end of month
• Net new active users
• NPS( Net promoter Score)

Typical saas expenses

GENERAL COST.

General costs of the company. Here we put all the expenses that the company has to carry out its activity.

• Total General Cost: Telephone, servers, tools…

TAXES

Fees and taxes:

• VAT
• Fees and Taxes
• Total taxes

TEAM COST

• Marketing team cost
• Sales Team cost
• Developers and Product team cost
• Customer Service Team cost
• C Level and other teams
• Total Team Cost
• Marketing and sales cost
• Marketing tools
• Sales tools
• Sales campaigns
• Marketing campaigns
• Total CAC (blended with teams): Customer acquisition cost with all campaigns and sales and marketing team costs.
• CAC Campaign marketing = CAC with marketing campaigns only.
• CAC Sales = CAC with sales team costs only.

INVESTMENT

Company’s investments to carry out its activity.

• Laptops
• office furniture
• Other

OTHER INCOMES

Other cash income how:

• Investment rise: Income coming from a new round of investment.
• Cash going in loan: Cash inflow from loans.
• Cash going out loan: Cash outflow from loan repayment.
• Pending capital loan: Capital pending loan.
  

CASH

How much cash do I have in the bank and how much do I spend per month? This section will answer these questions.

• Cash beginning of month: Cash at the beginning of the month.
• Cash coming in: Total income
• Cash going out: Total expenses.
• Net cash burn: Identifies how much money we are spending each month.
• Cash end of month: Cash at the end of the month.
• Runway at current burn (months): Months of life of the company, with current income.

12 month rolling forecast excel template

After filling in your current data, the need arises to project the cash flow to understand what will be the cash needs and the viability of the actions we want to carry out to meet the objectives set.

Saas unit economics excel template

I hope you liked this slightly more technical post, and if so, please share it to help me reach more people.