Cómo proyectar un escenario pesimista

Como empresa de modelos financieros, hemos ayudado a nuestros clientes a atravesar tiempos difíciles en el pasado. Lo que es diferente esta vez es que estamos teniendo estas conversaciones con casi todo el mundo, y los cambios pueden ser muy repentinos. Queremos ayudar, y creo que mi experiencia con otras empresas de SaaS puede serle útil a la hora de planificar el nuevo futuro de su empresa. 

Este post te guiará a través del proceso de construcción de previsiones basadas en escenarios en un modelo financiero SaaS. Esto es lo que cubrimos:

1. ¿Por qué crear escenarios?

2. Cómo crear escenarios

3. Ajuste su previsión de ingresos

  • Hipótesis de base
  • En el peor de los casos
  • Revisar el saldo bancario antes de los ajustes de gastos

4. Ajuste su previsión de gastos

  • Congelar la contratación
  • Reducir los gastos no esenciales
  • Recortes salariales y permisos no retribuidos
  • Despidos

5. Evalúa tu nuevo plan

  • Desglose de gastos
  • Comparación con 2019
  • Comparación con el objetivo de 2020
  • Visión trimestral
  • % de ingresos

6. Otros aspectos a tener en cuenta

  • Préstamos
  • Condiciones de pago
  • Planes anuales

Ejemplo de tres escenarios diferentes de previsión de ingresos

¿Por qué crear escenarios?

Piense en los escenarios como posibles futuros para su empresa. 

Como no podemos saber lo que va a pasar, necesitamos construir múltiples escenarios para tener visibilidad de lo que podría ocurrir. 

En este momento, la mayoría de nuestros clientes se centran en ahorrar dinero. Y así debe ser. Tener efectivo en el banco le dará una enorme capacidad de adaptación a unas condiciones cambiantes que pueden durar mucho tiempo, al tiempo que le permitirá actuar con rapidez una vez que haya capeado lo peor de la tormenta.  

El objetivo final de cualquier modelo financiero debería ser comprender cuál es su saldo de caja cada mes durante los próximos 12-18 meses. 

Debe prever un saldo de tesorería mensual para cada uno de los escenarios previstos

Cómo crear escenarios

Vamos a modificar el modelo SaaS original para incluir su antigua previsión y crear dos nuevos escenarios de previsión.

1. Conserve una copia de su antigua previsión

En primer lugar, toma tu objetivo original para 2020 y llámalo Objetivo 2020

Ahora olvídalo. Todas las empresas se van a ver afectadas por la pandemia de COVID-19, sólo es cuestión de cuánto, así que piense que su antiguo objetivo ya no es relevante. Sin embargo, su objetivo para 2020 va a ser útil para comparar a medida que empezamos a construir una perspectiva más realista. 

A continuación, crea una nueva pestaña y llámala así.

No es necesario que sea tan extenso, pero la idea es que puedas identificar fácilmente que se trata de un escenario anterior, y que esté codificado para que no lo edites accidentalmente.

Copie los valores y el formato del Modelo Operativo existente en la nueva pestaña Objetivo 2020. No se limite a duplicar la pestaña, asegúrese de copiar primero los valores y luego el formato. Esto evita duplicar los rangos con nombre en el Modelo Operativo original, lo que hace que sea más complicado utilizarlos en fórmulas más adelante.

2.
A continuación, vamos a crear una copia exacta de su modelo operativo (con fórmulas y todo) para el peor escenario posible. En lugar de copiar los valores, copie las fórmulas y el formato. Repita el proceso para las pestañas Plan de contratación y Modelo de ingresos

Se trata de un escenario que te ayudará a saber qué hacer si todo va mal. He visto a nuestros clientes denominar este escenario como Worst-Case, Fallback o Covid-19, por poner algunos ejemplos. La idea es elaborar un plan de contingencia: ¿qué harás si todo sale mal? 

3.
Por último, cambie el nombre de su Modelo Operativo a Modelo Operativo – Caso Base. Le recomiendo que haga lo mismo con el Modelo de ingresos y el Plan de contratación para mayor claridad. Esta va a ser tu previsión operativa para los próximos 12 meses, y vas a iterar y mejorarla mensualmente. 

Ajuste su previsión de ingresos

Empiece por ajustar sus ingresos. En momentos como este, es posible que el crecimiento de sus ingresos no esté bajo su control, ya que los clientes recortan costes por todas partes. 

Caso base

Para nuestro escenario del caso base, te recomiendo que averigües qué ocurre si tus ingresos recurrentes se mantienen planos o se contraen un poco durante los próximos 3-4 meses, tras lo cual empiezan a crecer gradualmente de nuevo.

Con nuestra empresa de ejemplo, Southeast Inc, partimos de la base de que tendremos problemas para atraer a nuevos clientes y de que los clientes existentes cambiarán a un ritmo mayor. También he rebajado la previsión de ingresos por expansión. En general, el MRR se reducirá un 4% en los próximos meses.

Así es como se vería en un formato visual: Tenga en cuenta que he codificado estos cambios directamente en la parte superior de nuestras fórmulas existentes. Mientras que con el tiempo debe tratar de averiguar cómo estos cambios tienen lugar en su embudo de marketing / canal de ventas, tenemos que conseguir la primera versión lo más rápido posible para comprender la magnitud del problema.

Se prevé que la previsión de ingresos disminuya debido a los cambios introducidos en Nuevos clientes, Ampliación y Cancelación (resaltados en naranja).

El objetivo aquí no es tratar de estimar todos los efectos de la pandemia mundial en su negocio, sino lo que necesita hacer para mantener las luces encendidas. Tenga en cuenta que estamos ajustando este pronóstico mensualmente a medida que llega nueva información, lo que significa que en esta etapa usted quiere pecar de cauteloso.

En el peor de los casos

En el peor de los casos, hay que recortar mucho más. Saca a relucir tus peores miedos paranoicos e inclúyelos en tu plan. ¿Es posible que tus ingresos recurrentes mensuales disminuyan un 20-30% en los próximos meses? ¿Y si la recuperación de tus actuales ingresos recurrentes tarda un año?

Nuestra empresa de ejemplo, Southeast Inc, vende SaaS a aeropuertos. No hay forma de que salgan de esta sin un impacto negativo significativo en su negocio. 

Como recordatorio, está haciendo esto para comprender las palancas a su disposición si todo va mal. Tienes que entender cómo salvarás tu empresa si se hacen realidad tus peores temores.

Revisar el saldo bancario antes de los ajustes de gastos

Después de estos cambios, es útil echar un vistazo a su previsión de tesorería. Hemos reducido los ingresos, pero no hemos ajustado los gastos. 

Si observas las nuevas previsiones de pérdidas y ganancias netas junto con tu saldo bancario, te harás una idea de la magnitud de los recortes que tienes que hacer en cualquiera de los dos casos. La situación no es tan mala como parece, pero sirve para decirte que, si sigues como hasta ahora, te quedarás sin dinero en cuestión de meses.

Previsión de gastos

En un entorno empresarial normal, tus gastos irían creciendo gradualmente, algo así:

Cuando un negocio parece ir a peor, hay que pensar en cómo «parar la hemorragia». Esto significa reducir los gastos lo suficiente para que la empresa no se hunda. En el Caso Base, esto no significa necesariamente medidas drásticas – piense en encontrar maneras de posponer el crecimiento de sus gastos. En el peor de los casos, es casi seguro que tendrá que recortar gastos en todas las áreas de su empresa.

Congelar la contratación

Esta es una de las primeras cosas que he visto hacer a los directores generales en tiempos de crisis. La nómina suele ser el mayor gasto y el que más moverá la aguja. Una pausa también es una decisión rápida de tomar, a diferencia de los cambios en tu equipo actual. 

La prohibición de contratar tampoco es permanente. Una vez que haya puesto en marcha un nuevo plan, puede empezar a levantar gradualmente la congelación si sus finanzas se lo permiten. 

En el escenario del Caso Base, pausé todas las contrataciones en el Plan de contratacion hasta agosto de 2020, y cambié la velocidad de contratación a cada dos meses en lugar de cada mes.  

Reducir los gastos no esenciales 

En primer lugar, evalúe los gastos por tipo y reduzca cualquier otro tipo de gasto que espere que disminuya. Muchos de tus gastos variables van a bajar de todos modos (no hay mucha gente que necesite un billete de avión ahora mismo), así que todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que estos recortes de gastos se reflejan en tu nuevo plan financiero. 

También querrá ajustarse a los gastos que vayan a aumentar. Por ejemplo, el equipo que trabaja desde casa puede necesitar nuevos equipos. 

También te beneficiará evaluar los gastos por proveedor. Rara vez me encuentro con empresas en las que el fundador o el director general no se alegre un poco de contratar nuevas y relucientes herramientas SaaS. Esas herramientas se olvidan y, sin embargo, el proveedor sigue facturando. Si su gasto en software es, digamos, de 5.000 dólares al mes, es difícil averiguar cuánto de eso es realmente necesario sólo mirando la cifra.

Por suerte, hay una forma mejor. Saca tu informe de Resumen de gastos por proveedor de QuickBooks y exporta los datos de los últimos 12 meses, separados por mes. 

Esta vista le permite comprender mejor qué herramientas o servicios siguen en uso y qué renovaciones anuales están a punto de llegar. Yo suelo mirar primero el total, que me permite ver el coste global del servicio en los últimos 12 meses. Por ejemplo, aquí he destacado cómo Southeast paga 26.400 dólares al año a Adobe por sus licencias de Creative Cloud. Dado que ya están en camino de cambiar a Figma, este sería el momento de cortar un servicio que ya no es necesario.

También recomiendo mirar los meses individuales para identificar cualquier plan anual. Usted puede ver que Algolia se pagó $ 125,000 en abril de 2019, lo que significa que la renovación es probable que golpeó pronto. Dado que es una parte crítica de la búsqueda de aplicaciones de Southwest, esto no es un área donde pueden ahorrar. 

Si su informe en QuickBooks no tiene este aspecto, es posible que no esté asignando proveedores a sus gastos. Para aplicarlas a las transacciones pasadas, necesitaría «deshacer» la categorización inicial antes de poder beneficiarse de las reglas. 

Tras realizar estos cambios en los gastos no esenciales, vuelve a echar un vistazo a la previsión de tesorería. Estos cambios han ayudado enormemente en su hipótesis de base, en la que los ingresos se contraen relativamente poco.

El peor de los casos también mejora. En lugar de quedarnos sin dinero en junio/julio, nos encontramos con un saldo bancario cero en septiembre/octubre. Como queremos que sigas explotando tu negocio, tendrás que encontrar otras formas de recortar gastos. 

Recortes salariales y permisos no retribuidos

¿Y si recortar todo lo no esencial no es suficiente? Dado que la nómina es probablemente uno de sus mayores gastos, en algún momento tendrá que plantearse hacer cambios.

Hemos visto empresas en las que sólo el equipo directivo se baja el sueldo, pero también se han planteado recortes para todo el equipo. Personalmente, aún no he visto que se ofrezca tiempo libre no remunerado, pero podría verlo como una opción para algunos empleados que quieren trabajar menos horas debido a la educación en casa u otras necesidades similares. Retrasar los aumentos ha sido habitual. 

Empiece por modelizar cuál sería el impacto de aplicar recortes salariales. Se trata de un proceso iterativo, así que puedes empezar añadiendo sólo los recortes que sabes que puedes hacer y ver si es suficiente para mantenerte a flote. Si no es así, entrarás en una segunda ronda de cambios.

Aplique recortes salariales empezando por la dirección. He aquí un ejemplo de reducción salarial del 25%. 

Despidos

Supongamos ahora que has aplicado todas las estrategias de reducción de costes descritas anteriormente y, sin embargo, cada vez se producen más cancelaciones de clientes. Al igual que muchas startups, es posible que hayas estado operando con un saldo bancario bajo, y confías en los flujos de efectivo constantes procedentes de tu SaaS.

¿Qué opciones tiene?

Si no te ocupas de las nóminas, corres el riesgo de hundir la empresa. Llegados a ese punto, puedes olvidarte de ocuparte de nadie de tu equipo. Por lo que he aprendido de nuestros directores generales, hay dos escuelas de pensamiento sobre cómo abordar esta cuestión. 

En la primera opción, sólo despide al mínimo número de personas necesario para que su empresa sobreviva, teniendo en cuenta todo lo que sabe sobre su negocio en este momento. Si la caída de ingresos es temporal, este será el único despido que tengas que hacer, y minimizas el impacto en tu equipo. 

Usted es la persona más indicada para decidir cuál es el enfoque adecuado para su empresa. Modelizar el impacto financiero de cualquiera de las opciones es fácil; lo difícil es tomar la decisión de prescindir de algunos miembros del equipo.

En el peor de los casos, Southeast debe recortar un 25% el salario de sus ejecutivos y despedir a nueve de sus 34 empleados. 

Utilice la columna Fecha de finalización si se trata de despidos.

Después de todos estos cambios, por fin tenemos un plan que tiene posibilidades de mantener su negocio en marcha.

Consulta tu previsión de tesorería para saber cuándo se estabilizará

Evalúe su nuevo plan

Después de realizar todos estos cambios en su modelo, evalúe el nuevo plan. No basta con que la previsión del saldo de caja se estabilice con el tiempo: ¿y si los supuestos son totalmente erróneos?

No hay forma de hacerlo todo bien al primer intento, pero por suerte tenemos formas de iterar y mejorar nuestro plan. Empiece por examinar sus previsiones con una visión más amplia, pero desde múltiples ángulos. Es una forma fácil de detectar errores en comparación con el plan original para 2020 y de comprobar la cordura de los nuevos supuestos. Veamos cinco formas rápidas de evaluar tu nuevo plan.

Desglose de gastos a lo largo del tiempo

En primer lugar, los gastos del caso base deberían parecerse al gráfico siguiente. Hay un claro descenso de los gastos a corto plazo, tras lo cual los gastos se mantienen estables durante unos meses. Por último, como esperas que el negocio se recupere a mediados o finales del verano, la previsión de gastos también debería empezar a crecer. 

Lo mismo, pero en el peor de los casos. Los gastos se reducen significativamente, se mantienen estables durante mucho tiempo, e incluso cuando empiezan a crecer permanecen por debajo de los niveles actuales durante un tiempo. 

Comparación con las cifras de 2019

En segundo lugar, compara tus previsiones utilizando los informes. Recomiendo empezar comparando cada una de las previsiones con cifras de 2019. Esto ancla las previsiones recién creadas a algo familiar, y hace que sea más fácil compararlas entre sí.

Como puede ver, aún se espera que sus ingresos aumenten un 30% en el escenario del caso base, mientras que en el peor de los casos se mantiene prácticamente estable a pesar del impacto en su ARR. Esta vista también te permite hacer tus primeros ajustes. Por ejemplo, ¿le parece realista que, en el peor de los casos, los costes de los equipos de soporte, ingeniería y ventas y marketing se reduzcan entre un 7 y un 12%, pero que los gastos generales y administrativos no disminuyan en absoluto?

Resulta que esto tiene sentido, ya que aunque los gastos generales y administrativos se están reduciendo, Southeast ha firmado un nuevo contrato de arrendamiento a partir de abril de 2020 que compensa el ahorro en otros ámbitos. Ahora sería el momento de decidir si pueden rescindir el contrato.

Comparación con el objetivo de 2020

Aquí es donde realmente se empieza a ver el impacto de los cambios realizados. En el caso de Southeast, su ARR anual previsto es un 40% inferior a lo previsto, y estamos hablando solo del caso base. Esto supone casi 8 millones de dólares en ingresos recurrentes que no tendrán disponibles en 2021 para hacer crecer su negocio. 

Southeast iba camino de ser rentable en 2020, pero en el nuevo plan eso ya no es posible.

El peor de los casos dibuja un panorama aún más drástico, con un descenso del 60% de la ARR frente al objetivo de 2020. 

Dicho esto, yo diría que el peor escenario posible podría ser hacer recortes demasiado profundos en los gastos. Todavía se prevé que Southeast tenga 812.000 dólares en el banco a finales de 2020, después de lo cual el saldo empezará a crecer. Esto es más que en el caso base, y más que la pérdida neta de todo el año (que aquí equivale a la salida neta de efectivo). En otras palabras, la empresa podría mantenerse plana durante todo el año 2021 y seguir teniendo dinero en el banco.

Hay que tener en cuenta que este no es un ejercicio para maximizar las medidas de reducción de costes, sino que se trata de averiguar cuáles son los recortesmínimosque hay que hacer para que la empresa tenga una oportunidad de luchar una vez que pase la crisis.

 Antes de volver atrás y eliminar uno o dos despidos, continuemos nuestro repaso y veamos si hay otros cambios que deberíamos hacer.

Vista trimestral

A continuación, yo analizaría ambos escenarios desde una perspectiva trimestral. Es más agradable a la vista que una previsión mensual, pero ofrece más detalles que la visión general anual. 

Deberíamos repasar cada una de las partidas del cuadro que figura a continuación y preguntarnos: «¿Entendemos lo que significa cada cambio?». Si no es así, revisemos y ajustemos.  

Por ejemplo, entendemos que los costes de soporte bajan de 231.000 $ en el primer trimestre a 200.000 $ en el segundo debido a los despidos que se ven obligados a realizar. 

Pero, ¿sabemos por qué bajan los costes de alojamiento y prestación de servicios? Si observamos las previsiones con más detenimiento, veremos que el alojamiento se calcula como un porcentaje de los ingresos. Si los ingresos disminuyen, también lo harán los costes de alojamiento. En realidad, la relación puede no ser tan directa. Vincular los costes de alojamiento a los ingresos es un buen método de previsión para una empresa en continuo crecimiento, pero ¿qué ocurre si acaba de adquirir un montón de instancias reservadas que no puede cerrar si hay menos clientes que las utilizan? En otras palabras, es posible que sus costes de alojamiento no disminuyan aunque su uso sí lo haga (o al menos no de inmediato).

Si cambiamos la fórmula de la previsión de alojamiento para que nunca baje del coste mensual de alojamiento más bajo de los últimos tres meses, la previsión trimestral tendrá el siguiente aspecto.

Sólo el cambio en los costes de alojamiento redujo tu saldo bancario de final de año de 812.000 a 705.000 dólares. Eso es más o menos el coste de un empleado para Southeast. 

Sigue la misma lógica para el resto de cuentas y profundiza en ellas si es necesario. Vigila el saldo bancario y asegúrate de que no llegue a cero. Lo normal es tener un colchón de entre 3 y 6 meses de gastos en el banco, pero cuando planifiques el peor de los casos, esas reglas se irán al garete.

Vista trimestral – Porcentaje de ingresos

Otra forma útil de normalizar las previsiones y hacerlas más comparables entre sí es considerar el gasto como porcentaje de los ingresos. 

La comparación de los dos escenarios nos permite ver rápidamente que nuestro gasto en Soporte es proporcionalmente similar en ambos escenarios. Después de realizar el ajuste a los costes mínimos de alojamiento, podemos ver que los costes de alojamiento son proporcionalmente mayores en el peor de los casos. 

Revise el resto de las partidas para detectar cualquier valor atípico. Por ejemplo, ¿está justificado destinar el 40% de los ingresos a Ventas y Marketing cuando los ingresos se están desplomando? ¿O tal vez tenga que seguir gastando en S&M para poder atraer a nuevos clientes?

Otros aspectos a tener en cuenta

He aquí un par de consideraciones más que pueden ayudarle en los momentos difíciles.

Préstamos

Muchos de nuestros clientes más grandes y rentables han utilizado préstamos o líneas de crédito en el pasado. Han utilizado estos fondos para mantener un colchón de efectivo cómodo mientras invertían en ventas, marketing u otras áreas del negocio. 

En la crisis actual, aprovechar un préstamo no es tan sencillo. Primero tendrás que entender qué cambios operativos debes hacer para seguir gestionando un negocio sostenible. 

Dicho esto, un préstamo puede darte un enorme valor de opción. ¿Qué pasa si las cosas parecen estar mejorando después de este verano y quieres seguir haciendo nuevas contrataciones sin caer demasiado bajo en términos de efectivo? 

Si puedes conseguir un préstamo con un interés razonable, condiciones de pago y cláusulas no demasiado restrictivas (medidas de tu capacidad para devolver el préstamo), te recomiendo que lo aceptes. En realidad, no tienes que utilizar el dinero para nada, pero está ahí por si realmente lo necesitas. Ten en cuenta que una vez que la economía se adentre más en la recesión -y tal vez tu negocio esté peor que ahora- puede que un préstamo ya no esté en tus cartas. 

Por el contrario, no pida un préstamo para retrasar lo inevitable. Supongamos que pide un préstamo para evitar despidos, pero la empresa no remonta en uno o dos meses. Ahora ha gastado una gran parte del préstamo, tiene un saldo bancario bajo, grandes gastos y un pago de préstamo más intereses del que ocuparse. Una gran excepción serían los préstamos como el Programa de Protección del Salario (PPP) del Gobierno de EE.UU., que está diseñado específicamente para ser condonado si eres capaz de mantener a tu equipo a bordo. El equipo de Microconf ofrece una excelente descripción de los programas de ayuda a las empresas.

La clave aquí es modelar tus opciones. Evidentemente, hay que intentar aprovechar el préstamo si sólo está ahí para ayudarnos a avanzar más rápido una vez que lo peor haya pasado, y evitarlo si el préstamo no nos va a ayudar realmente de todos modos. Sin embargo, la mayoría de nosotros operamos en algún punto intermedio, lo que hace que sea tan importante obtener una visibilidad clara de lo que un préstamo haría a su negocio si usted fuera a tomar uno.

Los pagos del principal fluyen a través de tu Balance y se tienen en cuenta automáticamente en la proyección del saldo futuro de tu cuenta bancaria. Del mismo modo, los pagos de intereses se reflejan en la cuenta de pérdidas y ganancias y reducen los ingresos netos. 

Pedir plazos de pago más largos y cobrar los deudores

Se trata de una operación comercial estándar. Sus proveedores suelen ofrecer condiciones de pago NET30: pida NET60 o NET90. Intenta que tus clientes paguen a tiempo; puedes incluso ofrecerles un descuento de un par de puntos porcentuales por pagar antes.

Ofrecer descuentos por pagar anualmente

He visto clientes que lo han hecho con éxito en el pasado, con descuentos de entre 1 y 3 meses de servicio gratuito. Ten en cuenta que ofrecer tres meses gratis es, en cierto modo, similar a un préstamo con un interés anual del 25%, así que no te vuelvas loco con el descuento anual. 

Otros aspectos a tener en cuenta

No soy asesor fiscal, así que asegúrese de hablar con su contable si esto es aplicable en su caso.  

  • Aplazamiento del pago del impuesto sobre la renta. El IRS ha concedido una prórroga de 90 días para la presentación de declaraciones y el pago a muchas entidades y corporaciones canalizadoras. Si no está en EE.UU., pregunte si su autoridad fiscal ofrece algo similar.
  • Créditos fiscales. Si se trata de sus primeros cinco años de actividad y está creando algo novedoso e innovador, los créditos fiscales para I+D pueden suponer una importante cantidad de dinero que le devolverá el IRS en forma de crédito fiscal sobre las nóminas. 

Para llevar

Conservar el efectivo no sólo significa pellizcar los céntimos en todo lo que puedas, aunque eso también es absolutamente necesario. Tendrás que buscar formas de conseguir más efectivo, ya sea en forma de pagos anuales anticipados, préstamos o negociando mejores condiciones con los proveedores.

Dicho esto, no puedes darle a un interruptor para que tus clientes paguen anualmente, y las opciones de financiación no siempre están sobre la mesa en tiempos de incertidumbre. Por eso debes utilizar un modelo financiero para prever muchos futuros posibles para tu empresa.