Si estás pensando en emprender un negocio SaaS, seguramente ya sabes que uno de los aspectos más importantes es determinar el costo de producción. Pero, ¿sabías que no todos los costos son iguales?
El COGS (Costo de venta) es un término que se refiere a los costos directos asociados con la producción o la venta de un producto o servicio, y es fundamental para calcular el margen de beneficio de tu empresa. En este post, te contaremos todo lo que necesitas saber sobre qué debes incluir en el COGS de un negocio SaaS y cómo calcularlo correctamente.
Qué son los COGS en una empresa SaaS
En una empresa SaaS, los COGS son los costos directos que se relacionan con la producción y entrega del servicio de software.
Si eres un amante de la cocina, podrías pensar en los COGS como los ingredientes necesarios para preparar un delicioso plato. Cada ingrediente es necesario para la receta y tiene un costo directo asociado, y de la misma manera, en una empresa SaaS, cada parte necesaria para producir y entregar el servicio tiene un costo directo asociado.
Los COGS en una empresa SaaS incluyen varios elementos, como los costos de alojamiento en la nube, los costos de mantenimiento y soporte técnico, los costos de desarrollo de software, los costos de adquisición y retención de clientes, entre otros.
Imagínate que eres el chef de tu propia empresa SaaS, y cada uno de estos elementos es un ingrediente clave para tu plato. Si omites alguno de ellos, la receta no saldrá bien. Por ejemplo, si no tienes un alojamiento en la nube confiable, tu servicio puede fallar, lo que generará frustración en tus clientes. Si no tienes un buen soporte técnico, los clientes se sentirán abandonados y podrían buscar alternativas en la competencia.
Además, es importante tener en cuenta que los COGS son diferentes a otros costos indirectos, como el alquiler de la oficina o los salarios de los empleados no relacionados directamente con la producción del servicio de software, a estos se les conoce como costos operativos, son costos indirectos y fijos, ya que están relacionados con la operación general de la empresa.
Ejemplos de COGS SaaS: ¿Qué debe considerar COGS en una empresa SaaS?
Los costos de los servicios para el núcleo de ingresos de SaaS se componen principalmente de los siguientes gastos:
1. Costos de hosting: Los costos relacionados con el alojamiento del software y la infraestructura necesaria para que funcione.
2. Costos de los empleados relacionados con el mantenimiento del entorno de producción, también conocido como equipo de infraestructura, DevOps o ingeniería interna.
3. Costos de los empleados para el soporte/satisfacción del cliente de la aplicación. En COGS, la asignación de éxito debe estar enfocada en las personas encargadas de renovaciones. El personal responsable de las ventas adicionales o cruzadas debe estar en los gastos operativos.
4. Costo de cualquier software o datos de terceros incluidos en el producto entregado.
5. Cualquier otro costo directo de los empleados necesarios para entregar el servicio en curso.
Estos son todos costos directos y principalmente variables necesarios para entregar la aplicación SaaS. En general, si no se pagan estos gastos, la provisión del producto y servicio a la base instalada de clientes se detendría o deterioraría rápidamente.
Los costos de hosting también deben incluir todos los costos de comunicación central, y en el caso raro de que una empresa posea y mantenga los servidores utilizados para entregar su producto, se debe incluir la depreciación de esos activos propios. Dado que la gran mayoría de las empresas de software utilizan alojamiento externo, la necesidad de incluir un gasto por depreciación en COGS es una práctica que rara vez se encuentra.
El soporte técnico y la satisfacción del cliente deben incluir el salario y otros costos directos del equipo de servicio al cliente que se enfoca principalmente en la retención y renovaciones. La parte del esfuerzo del equipo de servicio al cliente que se dedica a ventas adicionales y cruzadas debe estar en su propia línea de gastos operativos o incluirse en las ventas. Los salarios del equipo responsable de mantener la instancia de producción del software en funcionamiento también deben incluirse en COGS. Todos los demás gastos de investigación y desarrollo no deben estar en COGS.
En cuanto a los servicios profesionales, si la empresa tiene más de una cantidad insignificante de ingresos por servicios profesionales de implementaciones o servicios en curso, es una buena idea informar esos costos y ingresos por separado. La implementación es un negocio diferente a la provisión en curso de un producto SaaS, y una empresa no debe mezclar los ingresos y costos de cada uno, ya que esto oscurece la economía central de ambos negocios. Sin conocer el margen bruto solo de los ingresos por licencias SaaS, no se pueden calcular con precisión ratios como el CAC. Además, una empresa SaaS debe saber si está ganando o perdiendo dinero en servicios profesionales y hacerlo intencionalmente.
¿Qué no se debe incluir en los COGS de una empresa SaaS?
Existen gastos que no deben incluirse en los COGS y que a veces nos encontramos incluidas, estos son:
1. Comisiones de venta.
2. Costos amortizados de desarrollo de software (desalentamos capitalizar estos costos en primer lugar).
3. Costos de gestión de productos.
4. Costos de éxito del cliente centrados en la venta cruzada o la venta adicional.
También desalentamos la asignación de otros costos generales a los COGS. Estos no son costos variables directos y los procesos de asignación consumen mucho tiempo y generalmente son inexactos.
El margen bruto principal sobre los ingresos de licencias SaaS es una métrica importante para todas las empresas SaaS. Los márgenes brutos de los ingresos de licencias SaaS para las empresas de nuestra cartera y los datos de la encuesta anual de empresas SaaS privadas, tal como se definen arriba, suelen ser del 80% al 85%. Las empresas con márgenes brutos más bajos podrían tener un desempeño muy bueno, pero son fundamentalmente diferentes en la forma en que se valoran y operan.
¿Cómo calcular los COGS de tu empresa SaaS?
La fórmula para calcular los COGS (costos de venta) de una empresa SaaS podría ser la siguiente:
COGS = Hosting Costs + Employee costs related to keeping the production environment running + Employee costs for customer support/success + Cost of any third-party software or data that is included in the delivered product + any other direct employee costs required to deliver the ongoing service
Es importante tener en cuenta que estos son costos directos y principalmente variables necesarios para ofrecer la aplicación SaaS. En general, si estos gastos no se pagan, la provisión del producto y servicio a la base instalada de clientes se detendrá o deteriorará rápidamente.
Además, se deben excluir ciertos gastos de los COGS, como los costos de comisiones de ventas, los costos de desarrollo de software amortizados, los costos de gestión de productos y los costos de éxito del cliente centrados en ventas cruzadas o ventas adicionales.
Conclusion
Al incluir los costos adecuados en los COGS, las empresas pueden calcular su margen bruto y determinar la rentabilidad de su modelo de negocio. Al mismo tiempo, es importante tener en cuenta lo que no se debe incluir en los COGS para evitar distorsiones en la medición de la rentabilidad del negocio.
Al seguir estas mejores prácticas, las empresas SaaS pueden mantener una perspectiva financiera sólida y asegurarse de que están operando de manera efectiva y sostenible a largo plazo.
