Cómo estructurar una cuenta de pérdidas y ganancias

Entender los estados financieros, puede parecer aburrido, pero recordemos que las empresas no solo mueren por no vender, sino porque no les salen los números. Así que una cuenta de perdidas y ganancias es clave para la salud y viabilidad de cualquier negocio.

Hay vida más allá del MRR, margen bruto, costes de ventas, Cogs, rentabilidad, Ebit son indicadores económicos para la viabilidad de un negocio. En este post hablaremos de ellos, de la estructura de una cuenta de pérdidas y ganancias (P&G) o P&L en inglés, modelo financiero crucial para gestionar un negocio, y en concreto veremos los ejemplos de cuentas de perdidas y ganancias de Software como Servicio (SaaS) o recurrencia y APPS.

En este artículo tienes una guía simplificada sobre un ejemplo de cuenta de perdidas y ganancias. Vamos a tomar como ejemplo la estructura cuenta de perdidas y ganancias de un Saas.

Estructura cuenta de pérdidas y ganancias

Para implementar nuestro modelo financiero automático de pyg de Nextscenario, hemos hablado con fundadores de SaaS y equipos financieros y contables. A estas alturas, he revisado varias cuentas de resultados de SaaS y puedo decir que alrededor del 85% están estructurados incorrectamente.

Las PYG en la mayoría de equipos se utilizan cómo aquel documento que nos devuelve la gestoría, dos meses después de pasarle las facturas, y se pierde todo el valor de análisis que nos aporta este modelo financiero.

La mayoría, no le da importancía, porque no se toma la molestia de clasificar los gastos e ingresos en las cuentas contables adecuadas, y desconoce toda la información que nos puede dar un buen P&G.

Una cuenta de resultados correctamente estructurada es un pilar fundamental de la gestión financiera, los consejos y los inversores.

Cuenta de perdidas y ganancias ejemplo Saas

Vamos a analizar la estructura de pyg de un SaaS, para que puedas perfeccionar la tuya o automatizarla con Nextscenario.

Cuenta de perdidas y ganancias modelo para Saas

El modelo de negocio de SaaS gira en torno a la entrega de software a través de un marco de suscripción, reemplazando el sistema tradicional de compra única. Pero, ¿cuáles son los componentes clave y las fuentes de ingresos que definen este modelo?

Nuestra cuenta de resultados de un SaaS está estructurada en cinco secciones principales. Estas secciones incluyen ingresos recurrentes, coste de los bienes vendidos (COGS), gastos de explotación… (OpEx) y no operativos.

Cuando evalúo una cuenta de resultados de SaaS, empiezo con una visión macro de estas secciones. ¿Tenemos los bloques principales en su lugar?

  • Revenue: Donde está los ingresos, sean recurrentes o no.
  • Cost of Revenue: Costes asociados a los pagos.
  • COGS: Costes asociados a la presentación de servicios.
  • Coste total de operaciones.
  • Gastos operativos donde se incluyen nóminas y gastos que no están directamente asociados a la prestación del servicio.
  • Gross profit
  • Net Incomes
  • Margenes
  • Ebit
Estructura cuenta pérdidas y ganancias
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Cuenta de pérdidas y ganancias plantilla

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Ahora vamos a entrar en detalle en cada apartado.

Revenue

En este apartado incluimos los ingresos asociados al servicio que ofrecemos que son recurrentes y los que no cómo onboardings, personalizaciones, formaciones…

Suscripciones – MRR o ARR contratados.

Si entramos en detalle en contabilidad, para hacerlo bien necesita diferentes cuentas del libro mayor para cada flujo de ingresos. Si no ofrecemos muchos productos, podemos tener cuentas de mayor para cada línea de productos. Ten cuidado con esta parte, ya que, los ingresos netos se utilizan para calcular las métricas de SaaS.

¿Cuando registrar los contratos de un Saas?

Una configuración adecuada del CRM es fundamental para facilitar la medición de las reservas. Las reservas ARR incluyen las nuevas reservas y las reservas de ampliación. Las reservas se registran en el momento de la ejecución de la firma del contrato. Las reservas no significan facturación o ingresos todavía.

La sección de ingresos en nuestra cuenta de resultados SaaS está definida por nuestros productos, servicios y precios. Debemos mostrar flujos de ingresos claros y distintos. Los ingresos recurrentes deben estar separados de los ingresos únicos.

Cogs en una cuenta PyG

Los Cogs (cost of goods served) o coste de los bienes vendidos, son los gastos en nuestro negocio SaaS que se requieren para entregar y apoyar la presentación del servicio. En el caso de un SaaS puro, normalmente se incluyen soporte, servicios (si hay incorporación), customer support o atención al cliente (si no venden) y dev ops. Por supuesto, también puede haber centros de costes de transacciones y hardware, cómo el hosting.

Aquí escribimos un artículo completo de cómo definir bien los COGS. Pero a continuación explicaremos un poco también.

Plantilla cuenta de pérdidas y ganancias

Estos son los costes que se debe incluir en el COGS:

  • Soporte técnico: soporte entrante por teléfono, chat y web para solicitudes, problemas y errores de los clientes.
  • Servicios: Set up inicial y formación. implementar, configurar el software y formar al cliente en su uso.
  • Transacción: gastos asociados a los ingresos variables.
  • Customer Succes: Su prioridad es hacer un buen onboarding para activar y retener a los clientes e identificar la expansión de clientes potenciales.
  • Dev Ops y hardware: Costes asociados a mantener la infraestructura de alojamiento de cara al cliente (es decir, AWS, Azure), las actualizaciones de los clientes y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de alojamiento.

Gastos operativos de un SaaS (OpEx)

Los gastos operativos de un SaaS, son los gastos que apoyan la infraestructura, el crecimiento y el desarrollo continuo de nuestro modelo de negocio.

Estructura cuenta pérdidas y ganancias de un Saas

En los gastos operativos debemos meter la parte del equipo que no está asociada a las partidas anteriores, junto con las herramientas y costes asociados que necesitan para realizar su actividad.

Estos son algunos ejemplos de opex:

  • I+D: Diseñar, desarrollar, probar, corregir y lanzar aplicaciones de software.
  • Ventas: Vender sus productos y/o servicios a clientes nuevos y existentes.
  • Marketing: generación de clientes potenciales, creación de oportunidades, eventos y marca.
  • G&A – recursos humanos, finanzas, contabilidad, TI interna y legal. Consejos y trucos

Cada centro de costes tiene una carga completa: Salarios, impuestos, prestaciones, viajes, formación, etc.

Los directores de departamento deben imputarse en sus respectivos centros de costes. Es posible reclasificar un porcentaje de los salarios a los departamentos respectivos, si tiene un impacto material en su cuenta de resultados. Por ejemplo, un ingeniero de software que también se encarga del soporte técnico.

Otros Gastos e Ingresos No operativos

La sección no operativa resume nuestros gastos e ingresos no operativos. Aquí incluimos los gastos e ingresos por intereses de deuda y / o los intereses devengados por las inversiones en efectivo.

Con los gastos no operativos, queremos asegurarnos de que no estamos clasificando estos gastos/ingresos en gastos generales y administrativos o en algún otro lugar de nuestra cuenta de resultados. El impuesto de sociedades se incuye en esta partidad si la entidad tributa a nivel corporativo.

cuenta de perdidas y ganancias ejemplo Saas

Calcular margen bruto de una cuenta de perdidas y ganancias

El Margen bruto global de un Saas, no debería de estar por debajo del 70% y deberíamos marcar cómo objetivo estar cerca del 80%.

El margen bruto es el beneficio que se obtiene después de restar a los ingresos el coste de los bienes vendidos. El margen bruto de un Saas debería estar cerca del 80%.

Cuenta de pérdidas y ganancias Opex
Cuenta de perdidas y ganancias plantilla

Aplicación práctica de una cuenta de pérdidas y ganancias de un Saas y consejos

Al analizar varios casos de uso, queda claro que un estado de PyG bien estructurado puede revelar mucho sobre la estrategia y la salud financiera de una empresa. Para tu propio negocio, asegúrate de que tu estado de pérdidas y ganancias represente con precisión tus ingresos, costes y gastos. Revisa regularmente este estado para identificar temprano los posibles problemas y tomar decisiones informadas.

Para las primeras etapas de SaaS, no es prioritario hacerlo todavía, pero una vez empieces a tener ingresos recurrentes es importante empezar a establecer la estructura de cuentas correcta. Cuesta poco de hacer al principio, y mucho que rehacer si lo dejamos para más adelante.

Además, considera seguir los KPIs como clave de un Saas: Churn, Net retention, Cac Payback, LTV… estos indicadores pueden proporcionar información adicional sobre la salud del negocio y ayudarte a optimizar tus estrategias para el crecimiento y la rentabilidad.

Conclusión

Comprender y gestionar la cuenta de pérdidas y ganancias de una empresa, no es solo cuestión de llevar una cuenta de los costes y los ingresos. La Pyg es una herramienta estratégica que, cuando se utiliza correctamente, puede proporcionar valiosas ideas sobre tus operaciones de negocio y la salud financiera. Al estudiar las empresas de SaaS exitosas y aplicar sus estrategias, puedes dirigir tu propio negocio hacia un crecimiento sostenible y el éxito.

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¿Qué es una P&L?

Una P&L, o Estado de Pérdidas y Ganancias, es un documento financiero que muestra los ingresos, los costos y los gastos de una empresa durante un período de tiempo específico, generalmente un trimestre o un año fiscal. También se conoce como estado de resultados o cuenta de resultados.

¿Por qué es importante una P&L?

Una P&L es crucial porque proporciona una visión clara de la salud financiera de una empresa. Permite a los gerentes y a los inversores comprender cuánto dinero está ganando o perdiendo la empresa, qué áreas están generando más ingresos y dónde se pueden hacer ajustes para mejorar la rentabilidad.

¿Cuál es la diferencia entre una P&L y un balance general?

A diferencia de una P&L que muestra los ingresos y gastos durante un período de tiempo específico, un balance general es un resumen de los activos, pasivos y capital propio de una empresa en un momento dado.

¿Cómo se utiliza una P&L para la toma de decisiones empresariales?

Una P&L proporciona información clave que ayuda a los líderes empresariales a tomar decisiones informadas. Por ejemplo, si la P&L muestra que los gastos operativos están aumentando más rápido que los ingresos, puede ser una señal de que se necesita revisar y ajustar los gastos.

¿Con qué frecuencia se debe revisar una P&L?

Es recomendable revisar la P&L regularmente, ya sea mensual, trimestral o anualmente, dependiendo de las necesidades específicas de la empresa. Esto permite a los gerentes identificar tendencias, hacer ajustes rápidos y mantenerse al tanto de la salud financiera de la empresa.

¿Que componentes tiene una P&L?

Una P&L, o Estado de Pérdidas y Ganancias, incluye varios componentes clave que reflejan la situación financiera de una empresa en un período determinado. Estos componentes comprenden los ingresos generados por la venta de bienes o servicios, el costo de ventas asociado con la producción de esos bienes o servicios, el beneficio bruto resultante de restar los costos de ventas de los ingresos, los gastos operativos relacionados con la gestión y operación del negocio, el beneficio operativo antes de intereses e impuestos, los gastos no operativos que no están directamente vinculados a las operaciones comerciales habituales, el beneficio antes de impuestos, los impuestos sobre la renta y el beneficio neto final, que representa la ganancia o pérdida neta de la empresa después de deducir impuestos. Estos elementos proporcionan una visión integral de la rentabilidad y el desempeño financiero de la empresa.

¿Cómo es la p&l de un Saas?

La P&L de un Software as a Service (SaaS) refleja los ingresos principalmente por suscripción, derivados de las tarifas pagadas por los usuarios para acceder al software, junto con los costos asociados con la infraestructura de TI, como servidores y almacenamiento en la nube. El beneficio bruto se calcula como la diferencia entre los ingresos y los costos directos de entrega del servicio, seguido de los gastos de desarrollo de software, marketing y ventas, así como gastos generales y administrativos. El beneficio operativo muestra la rentabilidad de las operaciones principales, mientras que los gastos financieros y los impuestos se deducen para calcular el beneficio neto final. Esta estructura financiera refleja los aspectos clave del modelo de negocio SaaS, centrándose en la generación de ingresos recurrentes y la gestión eficiente de costos para lograr la rentabilidad.

¿Qué es la cuenta de pérdidas y ganancias? La cuenta de pérdidas y ganancias es un estado financiero que muestra los ingresos, costos y gastos de una empresa durante un período contable específico, generalmente trimestral o anual. Es una herramienta esencial para evaluar la rentabilidad y el desempeño financiero de una organización.

¿Cómo es la estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias? La estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias suele seguir un formato estándar que comienza con los ingresos totales, luego muestra los costos de ventas, los gastos operativos y financieros, y finalmente presenta el resultado neto, que puede ser una ganancia o una pérdida.

¿Para qué sirve la cuenta de pérdidas y ganancias? La cuenta de pérdidas y ganancias sirve para evaluar la rentabilidad de una empresa, identificar áreas de eficiencia y oportunidades de mejora, tomar decisiones financieras informadas y cumplir con los requisitos de informes financieros.

¿Cómo se analiza una cuenta de pérdidas y ganancias? El análisis de la cuenta de pérdidas y ganancias implica examinar la relación entre los ingresos y los gastos, calcular márgenes y ratios financieros clave, comparar el desempeño actual con períodos anteriores y con la competencia, y identificar tendencias y áreas de preocupación.

¿Cuál es la diferencia entre el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias? Mientras que la cuenta de pérdidas y ganancias muestra los ingresos y gastos de una empresa durante un período de tiempo específico para determinar su rentabilidad, el balance general proporciona una instantánea de los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa en un momento determinado.

¿Qué dice el Plan General Contable sobre la cuenta de pérdidas y ganancias? El Plan General Contable establece los principios y criterios contables que las empresas deben seguir al elaborar sus cuentas de pérdidas y ganancias, incluyendo la presentación de información clara y comprensible, y la adopción de prácticas contables consistentes.

¿Cómo se calcula el EBITDA a partir de la cuenta de pérdidas y ganancias? El EBITDA, que significa ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización, se calcula sumando los ingresos operativos y restando los costos operativos, excluyendo los gastos financieros, impuestos, depreciación y amortización.

¿Qué indican los ratios derivados de la cuenta de pérdidas y ganancias? Los ratios derivados de la cuenta de pérdidas y ganancias, como el margen de beneficio bruto, el margen de beneficio neto y el retorno sobre la inversión, proporcionan información valiosa sobre la eficiencia operativa, la rentabilidad y la capacidad de generación de ingresos de una empresa.

En resumen, la cuenta de pérdidas y ganancias es una herramienta esencial para evaluar el desempeño financiero de una empresa y tomar decisiones informadas.

Puedes utilizar nuestro modelo automatizado de cuenta de pérdidas y ganancias para Saas:

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