¿Te has preguntado alguna vez por qué algunas empresas, especialmente las nuevas y las que se basan en suscripciones, tienen problemas de liquidez? Resulta que gestionar como afrontamos los gastos y los ingresos, el llamado cashflow.

Así que vamos a hablar de gastos, pero de forma sencilla, primero debemos de diferenciar entre gastos fijos y variables. Vamos a profundizar en los gastos fijos y variables, qué son, cómo afectan a tu negocio y por qué conocer la diferencia puede cambiar tu presupuesto.

¿Qué son los gastos fijos?

Imagina gastos que son como tu suscripción a Netflix; no cambian mucho de un mes a otro. Éstos son tus gastos fijos. Son bastante predecibles, y normalmente puedes ponerlos en pago automático y olvidarte de ellos.
Algunos ejemplos de gastos fijos para un negocio SaaS son:

• Alquiler de oficinas
• Seguro de empresa (como el seguro de responsabilidad civil)
• Facturas de Internet y teléfono
• Salarios y prestaciones para tu equipo
• Amortización de préstamos

¿Y los gastos variables?

Los gastos variables son más parecidos a tu factura de la compra; cambian en función de lo que necesites o utilices cada mes. Si tu negocio vende más, estos gastos aumentan. Si las ventas son lentas, bajan. Generalmente están ligados a la actividad de tu negocio.

Algunos ejemplos de costes variables para el negocio SaaS son:

• Comisiones de transacción por tarjetas de crédito o facturación
• Herramientas SaaS o software que facturan en función del uso
• Costes de espacio de servidor, que crecen a medida que más clientes utilizan tu servicio
• Comisiones y primas para tu equipo de ventas

Detectar la diferencia entre gastos fijos y variables

En resumen, los costes fijos son estables y fiables. Sabes cuáles serán independientemente de cómo vaya tu negocio. Los costes variables, en cambio, suben y bajan en función de tus ventas o del uso de determinadas herramientas.

Por ejemplo, lo que pagas de alquiler no cambiará si vendes poco o mucho. Pero las comisiones de tu equipo de ventas pueden oscilar de una cantidad ínfima a un montón, en función de tus ventas.

Cálculo de gastos fijos y variables

Conocer tus gastos totales está muy bien, pero desglosarlos en fijos y variables puede ayudarte a gestionar tu presupuesto y evitar esos temidos problemas de liquidez.

• Para calcular tus gastos fijos, sólo tienes que sumar todas las facturas periódicas que pagas
• Para los gastos variables, calcula el coste por unidad vendida o producida y multiplícalo por la cantidad total que has vendido o producido

Maximizar los ingresos

Profundicemos un poco más y hablemos de cómo puedes gestionar estos costes. Una gestión inteligente de los costes no sólo ayuda a evitar problemas de tesorería, sino que también puede aumentar tu rentabilidad general.

Gestionar los gastos fijos

Los gastos fijos son bastante constantes, pero hay formas de recortarlos:

1. ¿Realmente necesitas todas esas suscripciones diferentes? A veces, una herramienta puede hacer el trabajo de tres.
2. Si el trabajo a distancia es una opción, considera la posibilidad de reducir el tamaño de tu oficina para reducir el alquiler y las facturas de servicios públicos.
3. Ya sea con tu casero o con los proveedores de servicios, a menudo hay margen para negociar mejores tarifas con la mayoría de los servicios.
4. Automatizar las tareas repetitivas puede ahorrar mucho tiempo y dinero a largo plazo.

Gestión de los gastos variables

Los gastos variables cambian con tu actividad empresarial. He aquí cómo mantenerlos bajo control:

• Muchas empresas de SaaS gastan mucho en servicios en la nube, por lo que una supervisión y optimización regulares pueden reducir los costes significativamente.
• Afinar tu estrategia de marketing para dirigirte al público adecuado puede reducir los costes de captación de clientes
• Racionalizar tus operaciones puede reducir los residuos y aumentar la productividad, reduciendo los costes de producción

Estrategias generales de reducción de costes

Más allá de los gastos fijos y variables, he aquí algunas estrategias generales para la reducción de costes:

• Vigila en qué se gasta cada euro/dólar y comprueba si hay áreas en las que puedes recortar decisiones
• Utiliza el análisis de datos para tomar decisiones informadas sobre dónde puedes ahorrar dinero sin afectar a la calidad
• Es más barato mantener a los clientes existentes que encontrar nuevos, así que invierte en mantener contentos a tus clientes actuales

En el mundo de las empresas SaaS, cuadrar las cuentas va más allá de controlar los gastos generales.

Se trata de tomar decisiones inteligentes y estratégicas sobre cómo optimizar tus gastos. Vigilar de cerca tanto los gastos fijos como los variables es crucial para gestionar tu flujo de caja y mantener unos beneficios saludables.

Aquí es donde Next Scenario puede cambiar las reglas del juego. Nuestro software de análisis de ingresos está diseñado para ayudar a las empresas de suscripción como la tuya a realizar un seguimiento de las métricas vitales, ofreciéndote una visión clara y actualizada de tu rendimiento financiero.
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